Tipps E-Mail-Bewerbung: Das musst du beachten.

Tipps E-Mail-Bewerbung: Das musst du beachten.
80 Prozent der Personaler in deutschen Unternehmen bevorzugen die Bewerbung auf elektronischem Weg. Eine E-Mail-Bewerbung ist zwar schneller beim Empfänger als die postalische Bewerbung, sie verleitet aber auch gerade deshalb zu typischen Fehlern. Wir geben dir Tipps, damit deine Bewerbung nicht im virtuellen Papierkorb landet.
  1. Was ist eine E-Mail-Bewerbung?

    Jede Bewerbung, die du als E-Mail verschickst, ist eine E-Mail-Bewerbung. Dabei hat sich aus folgenden Gründen die digitale Variante gegenüber der klassischen ausgedruckten Bewerbung durchgesetzt.

    • Der Versand ist schneller und kostengünstiger.
    • Sie ist umweltfreundlicher, da du auf Papier verzichtest.
    • Sie kann auch innerhalb des Unternehmens ohne Aufwand weitergeleitet werden.

    Deshalb überrascht es nicht, dass die E-Mail-Bewerbung der bevorzugte Bewerbungsweg von Personalern ist – vor Online-Bewerbungsformularen, mobilen Bewerbungen oder der Bewerbungsmappe per Post. Dabei fügst du in der E-Mail-Bewerbung alle üblichen Bewerbungsunterlagen zu einer Datei zusammen und verschickst diese als Anhang per Mail.

    Die E-Mail-Bewerbung ist nicht zu verwechseln mit der Online-Bewerbung: Hier bewirbst du dich über ein Online-Formular auf der Karriereseite des Unternehmens. Dazu füllst du einige Formatfelder aus und lädst ergänzende Dokumente wie zum Beispiel Zeugnisse oder Bescheinigungen als PDF hoch.

  2. Was brauchst du für eine E-Mail-Bewerbung?

    Prinzipiell solltest du dir für eine E-Mail-Bewerbung dieselben Unterlagen zurechtlegen, die du auch für eine klassische Bewerbung benötigst. Hierzu zählen:

    • das Anschreiben: Es gelten die gleichen Regeln wie bei der postalischen Bewerbung. Anders als bei der klassischen Bewerbung muss die Online-Bewerbung nicht unbedingt eine Unterschrift beinhalten – es macht aber einen besseren Eindruck, wenn du deine Bewerbung damit versiehst. Füge einfach ein Foto von der Unterschrift ein.

    • der Lebenslauf: Auch hier gelten die üblichen Regeln.

    • deine Zeugnisse: Es ist auf keinen Fall nötig, alle deine Zeugnisse zu verschicken. Es reicht aus, wenn du deinen höchsten Bildungsabschluss als Zeugnis beifügst. Bei einer Bewerbung für eine Ausbildung nimmst du zum Beispiel dein Schulabschlusszeugnis. Hast du bereits das Studium in der Tasche und suchst einen Job, dann verwendest du nur das Bachelor- bzw. Masterzeugnis. Deine Arbeitszeugnisse von vergangenen Praktika, Werkstudententätigkeiten oder Ehrenämtern hängst du hingegen alle an.

    Da du diese Unterlagen als Anhang versendest, solltest du sie genau in dieser Reihenfolge zusammenfügen.

  3. Was musst du bei der Formatierung beachten?

    Genau wie deine eigentliche Bewerbung sollte auch die gesamte E-Mail eine einheitliche und professionelle Form aufweisen. Das heißt: Lege dich auf eine Schriftart fest und verwende eine einheitliche Schriftgröße. Am besten eignen sich Times New Roman oder Arial.

    Verzichte auf Smileys oder Kursivschrift, damit der Leser nicht unnötig abgelenkt wird. Ebenso gehören keine umgangssprachlichen Abkürzungen, wie zum Beispiel „MfG“ oder „VG“, in die E-Mail-Bewerbung.

    Bevor du deine E-Mail schreibst, erkundige dich nach einem konkreten Ansprechpartner, denn ein „Sehr geehrte/r Herr/Frau …“ klingt immer persönlicher als ein „Sehr geehrte Damen und Herren“. So umgehst du auch die Gefahr, dass sich keiner für deine Bewerbung zuständig fühlt.

    Beachte, dass sich Professionalität nicht nur im Text selbst widerspiegelt. Auch deine E-Mail-Adresse sollte möglichst neutral klingen und Wiedererkennungswert haben. Verwende deshalb, wenn möglich, deinen vollständigen Namen als Adresse. In den Betreff fügst du dein Anliegen und – falls vorhanden – noch die Referenznummer der Stellenanzeige ein. So fällt es den Personalmanagern leichter, deine Bewerbung einzuordnen und die E-Mail wiederzufinden.

  4. Wohin mit dem Anschreiben in der E-Mail-Bewerbung?

    Das Anschreiben kann in zwei verschiedenen Formen verarbeitet werden. Zum einen hast du die Möglichkeit, es direkt in das E-Mail-Fenster einzugeben. Zum anderen kannst du dein Anschreiben aber auch in deinen Anhang integrieren. Aus mehreren Gründen ist für eine E-Mail-Bewerbung jedoch die zweite Variante zu empfehlen. Bedenke zum Beispiel, dass nicht jedes Unternehmen das gleiche E-Mail-Programm verwendet. So kann es passieren, dass deine E-Mail fehlerhaft ankommt und dann unseriös wirkt.

  5. Was kannst du in die E-Mail schreiben?

    Für das E-Mail-Fenster kannst du dir eine Kurzfassung deines Anschreibens überlegen, das vor allem zum Weiterlesen animiert. Es reicht natürlich auch eine einfache Anmerkung, wie „anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen“.

    Muster-E-Mail:

    Sehr geehrte/r Herr/Frau,

    anbei finden Sie meine vollständigen Bewerbungsunterlagen samt Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen.

    Das Wichtigste in Kürze zu meiner Person:

    Derzeit studiere ich [Studiengang] an der [Universität] in [Stadt] im [Semesteranzahl] Semester.

    Parallel durfte ich schon Berufserfahrung als [Werkstudent/Praktikant/Ehrenamt] sammeln und verfüge über besondere Kenntnisse im Bereich XYZ.

    Ich bin gespannt, von Ihnen zu hören und überzeuge Sie gerne im persönlichen Gespräch von meiner Eignung.

    Mit freundlichen Grüßen,

    [Vorname Nachname]

  6. Welches Format und wie viel MB darf der Anhang haben?

    Deine kompletten Bewerbungsunterlagen bündelst du im Anhang der E-Mail-Bewerbung. Füge dazu Anschreiben, Lebenslauf und alle Anhänge zu einer Datei zusammen. Als Dateiformat eignet sich das PDF-Format. Word-Dokumente kannst du ganz einfach mit einem PDF-Converter über das Druckermenü umwandeln. Dorthin gelangst du über das Menü „Datei“ und kannst dann PDF als Druckoption wählen. So kannst du sichergehen, dass deine Bewerbung in der richtigen Formatierung ankommt und auch niemand in deinen Unterlagen etwas verändert. Außerdem ist es für den Personaler immer einfacher, deine Bewerbung als Gesamtpaket auszudrucken. Schreibe also unbedingt ein PDF, statt die Unterlagen alle einzeln zu verschicken. So hat die HR-Abteilung alle wichtigen Daten auf einen Blick parat und muss nicht jedes Mal deine E-Mail hervorholen.

    Häufig geben Unternehmen bereits in der Stellenanzeige die gewünschte Datenmenge an. Daran solltest du dich auch halten, da eine reibungslose Datenübermittlung sonst nicht mehr gewährleistet ist. Sollten diese Angaben fehlen, kannst du dich an dem Richtwert von zwei Megabyte orientieren. Ist deine Bewerbungs-Datei zu groß, verzögert das unter Umständen das Herunterladen und du stellst nur unnötig die Geduld des Personalverantwortlichen auf die Probe. Zudem solltest du bedenken, dass nicht nur deine Bewerbung beim Unternehmen eingeht, sondern im Zweifelsfall hunderte. Zu große Datenmengen verstopfen den Postkorb des Personalers und werden daher nicht gern gesehen.

  7. Was solltest du bei der Signatur beachten?

    Als kleines Sahnehäubchen kannst du eine Signatur für deine E-Mails verwenden. Das vermittelt Professionalität und der Empfänger kann schnell und unkompliziert auf deine Kontaktdaten zugreifen. Deshalb sollten in einer Signatur folgende Angaben nicht fehlen:

    • Vollständiger Name
    • Studiengang/Abschluss bzw. Funktion/Titel
    • Adresse und Kontaktdaten
    • Falls vorhanden: Links zum Profil in sozialen (Karriere-)Netzwerken und der eigenen Webseite

    Hast du auf diese Punkte geachtet, kann bei deiner E-Mail-Bewerbung eigentlich nichts mehr schiefgehen. Wenn du dennoch unsicher bist, schicke sie einfach an deine Familie oder Freunde. Ohnehin hilft ein neutraler Blick, kleine Fehler zu entdecken und die eigene Bewerbung noch besser zu machen.